一篇英文邮件都该有些什么？和老师同学如何交流？记下常用句式

在国外的留学之旅感受最深刻的就是沟通交流上的变化。使用邮件交流，和导师约时间、找实习、和小组同学交流等等都需要这项技能，那么该怎么点满这项技能呢？

一篇英文邮件都该有些什么？

有哪些需要记下的常用句式呢？

快来一起看看吧！

邮箱

1. 在有可选择的情况下尽量不要使用QQ邮箱等国内邮箱，建议使用Gmail 、Hotmail等。

2. 当有学校邮箱时，有关留学的事情都要用学校的邮箱：带有学校后缀的邮箱chester.ac.uk。

格式

邮箱的格式是一篇邮件的“衣品”体现，在一封正式邮件里，主题、称谓、正文、结尾和落款这几大部分缺一不可。

[左上]我们需要注意

1. 分段说话，每段话1-2句就可以，一段话只说一件事。如果有多个问题，可以用bullet point或者数字编号。

2. 重点标粗，重要内容可以用黑体标出来。但避免用其他颜色高亮，这种标注方式并不常见。

3. 关于空格，一段话的开头不用空格，段和段之间空一行。

邮件主题

收到邮件后最先映入眼帘的就是邮件主题，所以一个标题是否能吸引到收件人很重要，特别是当收件人邮件很多的时候，邮件的有效传达才能保证你的邮件没有扔进垃圾箱。

当交作业给教授时，邮件标题最好是你的名字-任务名称，比如Wei LI - mid-term paper。不要用文档题目替代邮件标题，教授在收件箱里很难一眼看出你的邮件主题是什么，可能就会跳过或者当成垃圾邮件误删。

另外，邮件标题还要起得尽量具体，文档命名根据老师要求来，如果没有要求可以建议使用姓名/学号+作业。

如果是咨询问题的需要帮助可以用“An Inquiry/Enquiry about…/A Question about ”。

正文

一封邮件正文内容基本组成大致为以下几个部分：

title称呼greetings问候self-introduction自我介绍intention目的body邮件内容end结尾sign落款01 Title称呼

确认姓、名

确认好你的收件人的姓和名，是你发邮件之前非常重要的事情。

收件人与抄送人

如果一封邮件需要发给好几个收件人，你给每个人发一遍邮件，则会造成后续交流困难。你可以在一封邮件里加入多个收件人和抄送人。这样，收件人可以回复所有人（Reply to All），方便沟通。

“收件人”（To）和“抄送人”（cc）是有区别的。收件人是最重要的，你期待他们回复这封邮件。抄送人是邮件内容的相关者，他们不一定要回复，知道这个事情就行。但是区别不大，把应该抄送的人放在收件人不是大问题。

正式称呼

很多情况下我们都需要注意使用正式的称呼，比如第一次联系，或者不太熟悉的对方，或与老师、教授联系，需要比较正式的称呼，最好用 “Dear+title+姓”，比如Dear Prof/Dr/Mr./Ms. Green，千万不要直呼教授的名字！

女性称呼

在英文交流模式里对于女性如果不知道对方是否已婚，用“Ms.”来代替“Miss”或“Mrs.”最保险。

未知称呼

如果不知道对方姓氏，可以用“Dear Sir/Madam”或“To Whom It May Concern”。

多人称呼

如果收件人不止一个，比如小组作业要给成员们都发邮件，可以用 “Dear Both (2人)/ All (3人及以上) ”。

日常招呼

平日的一些邮件来往如果你已经跟对方邮件来往较多，可以比较随意一点，把‘Dear’换成‘Hi’是可以的，用Hi XX或者Hello XX。

02 Greetings问候

Good morning/I hope this email finds you well/Hope you are well/Have not heard from you for a long time/Hope everything is going well with you

问候的内容不用太多，开头一句就可以了。邮件的目的是沟通，用尽可能少的字说清楚目的。

03 Self-introduction自我介绍

简洁明了的自我介绍能让收件人对你有个好印象。每个教授会面对很多的学生，尤其对于平常没有交流过、对你不熟悉的教授，在开篇需要进行一个简单的自我介绍，通常是名字+年级+课程编号即可，“I am xxx, whose student/application number is xxx”。

04 Intention目的

教授每天要收到非常多的邮件，因此邮件内容越简单、直接了当越好，不必过多的交代前因后果，直接指出邮件的目的和请求，语气诚恳即可。另外邮件最好不要超过5段，每段最好不要超过5句。如果有相关材料可以作为附件粘贴。

主动发邮件

可以开门见山自我介绍直接点名主题，

“I am Wei LI. I am writing to you for/because...”,

“I am writing to enquire/I am writing in reference to/I am reaching out to you as…”

回复邮件

比较常用的是“Thanks for your kind reply”和“Regarding...”。

晚回邮件

“Sorry for the late reply”，“Sorry I haven’t got back to you sooner.”

05 Body邮件内容

邮件需要注意自己的语态是否符合谦虚礼貌的要求，不使用I want/I must这类语气强烈的表达。除了日常邮件，在正式邮件中要避免使用俚语、表情包和缩写。

建议大家可以遵循一个叫做“消极的礼貌”（negative politeness）的法则：多用if句，多用过去时态。

比如可以多用“I was wondering if”，类似中文里的“不知道能否..”，是一种委婉提出请求的句式。

很多同学习惯用“please”来表达请求，但“please”里暗含了自己的期望，其实不够礼貌，会给对方压力。这时候可以用“would it be possible”替代，比如“Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?”。

另外，提出请求后，要论证自己的请求是合理的。尤其在给教授的求助邮件里，一定要表明为什么要教授帮你忙，可以试着从“必要性”和“专业性”入手。

必要性：已经做了很多前期工作，现在遇到了点问题，迫不得已才来求助。

专业性：教授是领域专家，对这个问题很了解，所以才来求助。

还有一点很重要的是，不要忘了感谢，要想显得更礼貌，语气更委婉，结尾时表达感谢是很有用的方法。“Thank you again for.../Thank you in advance”。

06 End结尾

英文邮件的结尾套路都蛮固定的，常见的结尾套路主要有下面几种：

答疑解惑型

Let me know if you have any questions or concerns.

If you have any questions, please feel free to reach out.

希望早点回复型

We are looking forward to hearing from you.

We trust you will share us with feedback at your earliest.

保持联络型

I will keep you posted.

I will keep you updated.

回邮件速度取决于邮件内容和收件人的时间以及兴趣。

如果邮件内容是收件人的职责范围，应该会很快回复，在1-2天不回复之后可以把原始邮件转发给同样的人，再催一下，表明我在某月某日发邮件了，请回复。但是，慎重使用As soon as possible或者ASAP，除非是非常紧急的事。

如果收件人休假了，一般会设置自动回复。这种情况，就需要等了。如果事情紧急，可以联系收件人系里的秘书或者同事。

如果邮件对于收件人不是特别重要，比如咨询读博士的机会，可能会等很久才回复，或者不回复，相当于默拒。

07 Sign落款

落款用语+自己姓名，自己姓名另起一行。同理，这两段的开头不用空格。

正式一点的可以写“Yours sincerely/Yours faithfully/Sincerely/Faithfully/Respectfully/”。

也可以写“Best wishes/Best regards/Take care/All the best”等等。

注：邮件是不能撤回的，因此在发送前一定要重复检查一遍，有没有语法错误、附件是否有粘贴、邮件主题有没有写等，确认之后再发送。

常用句式分享

1.诉求

At your convenience, would you please send me…; Could you possibly tell me…; I was wondering if you would be able to…; I would really appreciate it if you could…

2.致谢

I would sincerely appreciate your assistance/Thank you for your support/Any feedback you can give me on this would be much appreciated.

3.致歉

Sorry for the late reply; Sorry for the delay getting back to you; Please accept my apologies for any inconvenience caused.

4.催促

Due to the short time frame for xxxx, I look forward to your earliest reply.

5.问好

I hope that your week is off to a great start/ Hope you had a great weekend.

（适合周一使用）；Hope you are doing well/I hope this message finds you well.（随时可以使用）

6.收到回信

Thank you for your prompt reply; Thanks for getting back to me so quickly; Thank you for your kindly response.

7.附件

Please find <file> attached; Please take a look at the attached file; I have attached <file> for your review; Please see the information below for more details about…

常见邮件缩写

除了一些正式的文件来往，在日常聊天中，英国人也常常会发邮件，尤其是同学朋友之间，这种时候轻松就好，不需要考虑非常多的问题，不止省掉寒暄和格式，有时候连字母拼写都用缩写代替，对于这种社交类邮件，提前掌握一些邮件常用缩写还是很有必要的，不仅有助于快速回复，也能理解的更加迅速。

LOL——Laughing out loud

ASAP——As soon as possible

BTW——By the way

FYI——For your information

TY——Thank you

NP——No problem

BFF——Best friends forever

AKA——Also known as

TBC——To be continued

BFN——Bye for now

JK——Just kidding

LMAO——Laughing my ass off

ROFL——Rolling on the floor laughing

TTYL——Talk to you later

IDK——I don't know

LTNS——Long time no see

BYOB——Bring your own bottle

OML——Oh my lord

BAE——Before anyone else

BRB——Be right back

OIC——Oh I see

plz——Please

cuz/cos——because

tmr——tomorrow

thx——thanks

Cya——See you

K——OK

U——You

R——Are

dunno——don't know

lemme——let me

gimme——give me

msg——message

Sup——What's up

kinda——kind of