如何协同办公 提高效率？局域网共享工作簿的设置与使用

近日值友有提问 ：请问如何“在线表单表格”？方便局域网统计，不用回收。

互联网在线表单能解决的问题，为什么要局域网？

细细思考后，我觉得他的需求是正常的，毕竟我们日常工作，往往是很多时候是同一个单位，甚至同一个部门的几个同事在为一件事而协同办公，各自分工完成项目组中同一个工作簿中的数据。那么项目组长就必须统筹安排，做好协调。

1情境需求

举个例子，X高中的班主任就是项目组长，语数外老师是项目组成员。学期第10周考试结束，班主任需要及时汇总得到班级同学的成绩，做好数据分析，好逐个找学生谈话，了解学习与生活动态。

X高中管理严格，校园内部只有局域网，语数外三位老师和班主任也不在同一个办公区域，几位老师之间一不能靠QQ微信等软件传输；二时间紧张，不易跑来跑去U盘拷贝。

怎么办？有局域网，就可以用局域网工作簿分享来协同操作,完成这次学生成绩的统计工作任务，且不需要回收文件。

2创建共享工作簿

张老师先建立一个班级文件夹“高一(7)班”，然后新建了一份工作簿（Excel 2016），内容如下：

点击“文件”菜单，在弹出的界面中选择“选项”。

在“选项”界面中，先点击左侧的“信任中心”，再在出现的界面中“信任中心设置”

在信任中心中选择“隐私选项”，将其“保存时从文件属性中删除个人信息”前的小勾取消掉，按“确定”返回完成设置。

在Excel的“审阅”选项卡中，点击“共享工作簿”。

弹出的“共享工作簿”对话框中，在“编辑”选项卡中为“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”前打上小勾，按“确定”完成设置。

3设置局域网

很多人往往就倒在了这一步，网络文件和文件夹共享设置完，对方无法访问，所以以下步骤需要认真设置。

班主任老师的电脑操作系统是Windows10，右键设置存放工作簿文件的文件夹“高一(7)班”，选择属性，得到属性选项对话框，选择“共享”选项卡。

设置“高级共享”，如下图红色箭头。

给予红色框的权限。

获得网络路径“Desktop-5onp8q7高一（7）班”，届时需要告诉语数外任课老师们，班主任的机器名是：Desktop-5onp8q7，继续点击下方的“网络和共享中心”。

选择“所有网络”，点击展开。

选择“关闭密码保护共享”，并且“保存更改”。

回到共享文件夹属性，点击红色箭头所指的“共享”，在弹出的对话框中选择“Guest”。(如果没有Guest，选Everyone也可以)

修改“Guest”用户的权限级别为“读取/写入”，完成设置。

4小组人员访问读取写入

语文老师得到班主任的通知后，打开电脑，其系统为Windows 8。因为在同一局域网，所以语文老师很快在“我的电脑”中发现了班主任老师的电脑机器名Desktop-5onp8q7。

语文老师点击班主任老师电脑的机器名，可以看到共享文件夹“高一（7）班”

进入共享文件夹，打开共享工作簿“高一(7)班语数外汇总”（语文老师用的是WPS 2016），可以看到标题带有“共享”，语文老师愉快的输入了学生成绩，并且点击保存。

班主任老师回头打开自己电脑里的共享工作簿“高一(7)班语数外汇总”，看到了语文老师打的分数，后续数学、外语老师均通过上述方法输入了分数。

班主任得到语数外的分数后，进行了总分和排名计算，了解了班级学生的学习动态。

语文老师保存文件后没有关闭，出门一会，回来后发现界面如下，他也看到了班主任的计算成绩，同时还有对话框提示“工作表已用其他用户保存的更改进行了更新”，此时工作簿共享圆满完成了协同操作。

Other：如果语文老师在访问班主任老师电脑出现以下问题，说明共享设置有问题，请回到“3设置局域网”进行设置。

5操作环境互换

如果班主任老师用的的是Win8系统，使用的软件是WPS 2016，那么设置有区别吗？大同小异，请看下面操作。

Win8环境建立一个“测试文件”文件夹，并且新建了一个工作簿：体能测试。在WPS 2016中点击“审阅”选项卡，点击“共享工作簿”。

在“共享工作簿”中，红色箭头位置打上勾，并确定，按提示保存好文档。

在文件夹“测试文件”的属性中，设置共享，按照红色箭头操作，选择Everyone，并保证权限是“读取/写入”

获得网络路径，记得告诉合作者你的电脑名：Yong。

继续在“共享”选项卡中点“网络和共享中心”，进入“高级共享设置”，如下图红色箭头操作，在“所有网络”中选择“关闭密码保护共享”，确认返回。

协作者使用的是Win10系统和Excel 2016。打开“网上邻居”，可以看到共享电脑名“YOUNG”，双击进入。

可以看到“测试文件”文件夹，双击进入。

共享工作簿文件“体能测试”，双击打开。

在Excel 2016中，完成跳绳成绩录入，并保存关闭。

协作发起者，在其电脑打开共享工作簿文件，即可看到协作者填入的数据，后续操纵此处省略。

6结束语

因为值友的需求，所以完整的描述了这么一份高中教师之间协同办公的情境，这和公司内部门之间需要协作的问题类似，方法相通。

其中涉及到不同操作系统（Win10和Win8），也涉及到了不同软件（Excel 2016和WPS 2016），希望值友们能融会贯通。

局域网工作簿共享，这种看似是小众需求，其实在现实工作中也可以发挥很大的作用，毕竟还有一些公司、部门因为种种原因和外网断开了，所以局域网工作簿共享带来了不一样的便捷、协作体验。

但是，如果你想要完美使用局域网工作簿，首先得保证设置网络共享后的顺利访问，期待这篇短文能为有此需求的值友，带来工作上的便利。

家里有多台电脑的值友，现在就开机动手实践一下，然后上班充分利用吧！

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